Com tantos meios de comunicação disponíveis, talvez você nem use o e-mail de forma tão frequente na sua rotina. No entanto, não dá para negar que ele ainda é uma das formas mais eficientes de entrar em contato com novos parceiros, fornecedores e outros públicos que fazem parte do seu dia a dia como empreendedor.
Quando você escreve sobre qualquer assunto de negócios para alguém, é muito importante passar confiança. Certamente, como empresário, sua intenção é transmitir seriedade, responsabilidade e profissionalismo, não é mesmo?
Pois bem. A forma como você se comunica por e-mail pode reforçar a credibilidade do que você afirma e até da sua marca. Por outro lado, uma mensagem mal escrita pode trazer prejuízos à sua imagem e prejudicar o sucesso das suas negociações ou impactar a criação de novos relacionamentos.
Para evitar que isso aconteça, é preciso tomar algumas precauções básicas. Quer saber por onde começar? Então, confira algumas dicas que separamos para você:
1 - Escolha um bom endereço de e-mail
Pode parecer óbvio, mas muita gente ainda usa endereços de e-mail antigos que podem soar amadores.
Esse tipo de coisa talvez faça com que as pessoas questionem sua seriedade e a da empresa, então procure usar apenas o seu nome e sobrenome ou o endereço mais simples possível.
2 - Utilize pastas ou marcadores
Se você pretende organizar melhor suas prioridades e ganhar agilidade e eficiência na hora de responder suas mensagens, saiba que os serviços de e-mail costumam ter recursos para separar a sua correspondência em diferentes pastas ou marcadores.
Assim, dependendo do volume de mensagens que chegam até você, é possível reservar horários ou dias da semana específicos para ler e responder diferentes tipos de e-mail de forma mais ordenada. Que tal experimentar?
3 - Faça backups
Para quem costuma trabalhar com muitos arquivos e tem dificuldade para encontrá-los quando precisa, o serviço de backup pode ser de grande ajuda.
Assim, quando você precisar de algum documento, poderá encontrá-lo facilmente e ganhará tempo para manter sua caixa de entrada em dia.
4 - Atenção aos horários de envio e respostas
Talvez você leia uma mensagem importante e só tenha tempo de respondê-la tarde da noite. No entanto, isso não quer dizer que o destinatário esteja acordado — e seria bem desagradável se ele recebesse uma notificação no celular naquele horário.
Em casos assim, o melhor é programar o envio do seu e-mail para horários mais “adequados” — de preferência a partir do horário comercial, a partir das oito da manhã.
5 - Crie respostas automáticas
A gente sabe que nem sempre é possível responder todos os e-mails rapidamente, mas é importante alertar os seus contatos de alguma forma. Se esse é o seu caso, avalie a possibilidade de criar uma resposta automática. Assim, todas as pessoas que mandarem uma mensagem para a sua caixa de entrada receberão um aviso sobre a sua ausência.
Bônus: escreva de forma simples
Lembra que no início do texto falamos sobre a importância de passar credibilidade em suas mensagens profissionais?
Você pode até gostar de escrever usando letras de diferentes tamanhos e cores, mas isso transmite a imagem de alguém que não sabe diferenciar mensagens pessoais de assuntos de negócios.
Para não errar, use sempre uma cor de letra, de preferência escura, e fontes que sejam de fácil leitura. Além disso, evite o uso excessivo de abreviações e gírias.
Uma boa comunicação pode ser a chave para fazer bons negócios e estabelecer um relacionamento mais interessante com seus parceiros, fornecedores e clientes. Fique de olho nisso! Esperamos que estas dicas tenham sido úteis para o seu dia a dia.
Por ACSP
