Desde que a pandemia do novo coronavírus chegou ao Brasil, em março deste ano, as empresas precisaram adaptar o seu modelo de trabalho. Para atender às orientações do governo e órgãos de saúde para conter o avanço da doença, o home office, que já vinha ganhando espaço no país, virou uma necessidade.

E, ao que parece, o modelo de trabalho remoto veio para ficar. Em abril, um estudo conduzido pela FGV (Fundação Getúlio Vargas) mostrou que o home office deve crescer 30% após o período de estabilização e retomada das atividades. Isso porque, depois de adotar a medida emergencialmente, muitas companhias perceberam que esse modelo de trabalho pode trazer benefícios para a empresa e os funcionários, que gastam menos tempo com deslocamento e têm a oportunidade ficarem mais próximos da família - o que resulta em aumento da qualidade de vida e, consequentemente, da produtividade no trabalho.

Mas, para que o home office funcione, é importante que, mesmo em casa, funcionários e gestores possam estabelecer uma comunicação frequente, e uma das alternativas para garantir esse contato são as videoconferências - ou chamadas por vídeo.

Dicas para uma reunião de trabalho por videoconferência

O sucesso de uma reunião virtual depende de alguns fatores. Quer saber como esse modelo pode funcionar melhor na sua empresa?

A seguir, separamos dicas de comportamento e produtividade para se sair bem nas videoconferências. Confira e compartilhe essas orientações com os seus funcionários, para que todos possam ter reuniões de trabalho mais proveitosas:

1 – Utilize um bom aplicativo

Escolha qual aplicativo será utilizado para as videoconferências. Lembre-se de que ele precisa transmitir som e imagem com qualidade, pois só assim os participantes da chamada serão capazes de entender as mensagens sem perder tempo com repetições.

Certifique-se, também, de que a plataforma escolhida não apresenta registros de falhas de segurança e privacidade. Hangouts e Skype estão entre as opções mais utilizadas e seguras para essa finalidade.

2 – Prepare-se para a reunião

Outra forma de tornar a reunião mais proveitosa é fazer um planejamento incluindo os tópicos que serão discutidos na conversa e o tempo médio reservado para a discussão de cada um. A dica, aliás, também vale para os encontros presenciais.

O participante que conduzirá a reunião pode anotar as tarefas que deverão ser realizadas após o encontro. É importante definir prazos e nomes dos responsáveis para cada ação. Depois, o documento deve ser compartilhado com todos os participantes.

3 – Verifique câmera e microfone 

Também é importante testar os equipamentos antes da videochamada. Essa é uma maneira de identificar problemas de transmissão com antecedência e comunicar a equipe.

Para garantir que todos poderão participar das videoconferências, é interessante conversar com os seus colaboradores e perguntar sobre a qualidade da conexão da internet em suas residências. Para aqueles que enfrentam dificuldades nesse sentido, o ideal é que a empresa disponibilize os recursos necessários para manter a equipe sempre conectada.

Nesse contexto, um plano de telefonia móvel corporativa pode ser uma alternativa interessante, pois permite que os usuários tenham acesso a pacote de dados e até ligações e mensagens ilimitadas, que podem servir como alternativa à reunião para diálogos mais objetivos. Conheça o serviço de telefonia corporativa da ACSP.

4 – Cuidado para não cometer gafes 

Assim como as reuniões presenciais, os encontros online também seguem algumas regras de etiqueta. Quer um exemplo? Nas videochamadas, uma pessoa fala por vez.

Para evitar ruídos, os demais participantes podem manter os seus microfones desligados e, se quiserem dizer algo, devem levantar a mão e esperar o outro concluir a fala. Para fazer comentários breves, as plataformas de videoconferências costumam disponibilizar um chat durante as reuniões. Assim, os participantes podem escrever mensagens que serão vistas por todos sem interromper ninguém.

Lembre-se, também, de escolher escolher um local tranquilo para evitar interferências durante as reuniões.

5 – Evite distrações

Mesmo virtualmente, uma reunião de trabalho exige foco e atenção total. Durante a chamada, deixe aberto no computador apenas o programa que será utilizado para a transmissão e os arquivos que serão utilizados durante as discussões.

Outro ponto importante: se você precisar compartilhar a sua tela com os demais participantes para fazer uma apresentação, lembre-se que todos os envolvidos poderão ver as abas abertas no seu computador até que a função de compartilhamento seja desativada. Por isso, antes do encontro, feche janelas e arquivos que contenham informações sigilosas ou que possam distrair os participantes.

6 – Preserve a sua imagem

Não se esqueça de que, ao participar de uma reunião de trabalho, é preciso se comportar como se estivesse na empresa. Antes de ligar a câmera, arrume o seu cabelo, troque o pijama por uma roupa mais formal e organize o seu ambiente de trabalho para passar uma boa impressão aos funcionários e colegas.

Se você mora com outras pessoas, avise-as de que vai participar  de uma reunião online e feche a porta de onde estiver trabalhando, para evitar constrangimentos.

Deu para perceber que, mesmo em casa, uma reunião de trabalho exige planejamento e alguns cuidados. Como tem sido essa experiência para você? Seguindo essas orientações, é possível garantir um encontro profissional online com bons resultados.

 

 

 

 


Por ACSP