Para que os processos funcionem bem e a empresa alcance resultados satisfatórios, é importante que as equipes estejam sempre alinhadas. Uma das maneiras de garantir que isso aconteça é fazer reuniões, onde é possível delegar tarefas, definir prioridades e prazos, compartilhar ideias e encontrar soluções para questões importantes.

Mas, se não forem eficientes, as reuniões tornam-se vilãs da produtividade dos funcionários – e, consequentemente, da empresa. Um estudo realizado pela consultoria Triad Productivity Solutions ouviu profissionais em todo o Brasil, e mais de 60% afirmaram que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. Já parou para pensar como esses momentos podem ser aproveitados de uma maneira melhor? Separamos algumas dicas para te ajudar. Confira:

Capriche na convocação

Lembre-se de que cada participante da reunião precisará reservar um intervalo para esse compromisso e deixará de fazer outras coisas nesse horário. Pensando nisso, convoque para o encontro apenas quem for indispensável.

Tenha objetivos bem definidos

Toda reunião precisa ter uma pauta, ou seja, um assunto bem definido, além de objetivos claros. O que isso significa? Que, quando você organiza uma reunião, precisa saber exatamente o que será discutido e quais assuntos serão resolvidos quando ela terminar. Seguindo o que foi planejado, os participantes correm menos risco de se distraírem e perderem tempo.

Segundo Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade e autor do livro Estou em reunião, o ideal é não ultrapassar dois objetivos e certificar-se de que a pauta tem itens que realmente ajudam a atingir esses objetivos. Se os assuntos forem muito abrangentes, você pode dividí-los em tópicos e anotá-los. Ao longo das discussões, risque os que já foram resolvidos para facilitar a organização das ideias.

Escolha um líder

Uma reunião produtiva precisa ser bem conduzida. Escolha alguém para assumir a liderança e, sempre que necessário, ajudar a manter o foco, controlar o tempo, anotar os próximos passos e evitar dispersões. O líder situacional, ou seja, a pessoa que têm mais domínio do assunto, tende a falar mais; portanto, não é a mais indicada para conduzir a reunião.

Leve a sério o controle do tempo

Respeite o tempo que foi reservado para a reunião. Às vezes, esse período pode terminar sem que todos os assuntos tenham sido concluídos, e nesses casos, é preciso estender um pouco mais o encontro. No entanto, esse tipo de situação deve ser uma exceção, e não a regra.

Muita gente costuma usar relógios para monitorar o tempo de duração das reuniões, mas um cronômetro com contagem regressiva pode ser ainda mais eficiente. Assim, fica mais fácil perceber quanto tempo falta para o fim do prazo estipulado, e isso evita distrações.

Faça da tecnologia uma aliada

Grande parte dos assuntos da empresa pode ser resolvida com conversas rápidas. Quando isso não é possível pessoalmente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da equipe! Para os que adotam sistemas de telefonia móvel corporativa como o AC|Celular, por exemplo, as ligações entre celulares da empresa costumam ser ilimitadas, e os pacotes de dados móveis também têm valores interessantes. Com essa vantagem, você e seus colaboradores podem aproveitar para fazer reuniões por chamada de vídeo, que permitem mais intimidade e mostrar ideias, em vez de apenas escrevê-las.

Pós-encontro

Quando a reunião terminar, envie aos presentes os próximos passos dos projetos discutidos, e prazos para a conclusão de cada um, além de um breve resumo de tudo o que foi abordado. Dessa maneira, em um próximo encontro toda a equipe gastará menos tempo com a retomada de ideias, e você ainda evita que alguma informação importante se perca.

Quando as reuniões são sinônimos de encontros maçantes e perda de tempo, é sinal de que algo está errado. Aproveite as dicas para garantir um melhor aproveitamento e simplificar a rotina na sua empresa!

 

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Por ACSP